Caractéristiques fonctionnelles (3/6). Un lieu de stockage et de partage de données

Description

Une plateforme de collaboration interprofessionnelle devrait permettre un accès direct à une ou plusieurs solutions afin de permettre aux participants d’un projet de collaboration de stocker et de partager leurs matériaux d’enquête et leurs productions communes. L’enjeu est de simplifier la gestion de la circulation des données dans l’ensemble du réseau d’activité dans lequel s’inscrit chaque collaboration, aussi bien entre les participants qu’entre ces derniers et les personnes tierces avec lesquelles elles sont aussi associées. Cette solution pourra être extérieure à la plateforme numérique de collaboration proprement dite, mais elle devra y être étroitement articulée.

Besoin

Un lieu de stockage et de partage de données au sein d’une plateforme numérique de collaboration répond à un triple besoin.

1. au niveau de la conduite interne du projet, il importe pour les participants de disposer d’un solution tierce de stockage, c’est-à-dire externe aux solutions de stockage individuelles des parties impliquées dans un projet, qui serait accessible à tous et à tout instant, indépendamment des contraintes de chacun ;
2. au niveau juridique et éthique, la conformité de toute collecte et de tout partage de données avec le RGPD est désormais une exigence, mais elle est lourde à prendre en charge à l’échelle individuelle. Déléguer à un tiers compétent cette contrainte paraît aujourd’hui indispensable (ce point est plus globalement traité dans ces billets-ci) ;
3. au niveau de la gestion administrative et éditoriale du projet, il importe de disposer d’outils permettant de gérer finement la mise à disposition au cas par cas de documents ou de certaines productions intermédiaires (non-finalisées) avec différentes personnes tierces associées au projet.

Ainsi, ce lieu de stockage et d’échange de données répondrait aux objectifs exécutifs suivants :

• Objectif (4) : aider à la gestion du partage des données collectées durant d’enquête, ainsi des productions réalisées à son issue, entre les participants (voire avec les tiers associés) ;
• Objectif (5) : aider à la production collaborative de contenus par la production d’un cadre favorable à l’échange et par la mise à disposition d’outils dédiés.
• Objectif (6) : proposer des solutions de publication, tout au moins pour les productions intermédiaire, de façon à faciliter les échanges avec les financeurs, les tiers associés au projet et partenaires divers de l’enquête.

Usages

Ces lieux de stockage et de partage de données serviront à :

• archiver les données de l’enquête dans un espace commun ;
• déposer les productions en cours, intermédiaires et définitives, réalisées par les participants ;
• permettre aux membres de projets de contrôler le partage des données ou des documents avec toute personne tierce (un rédacteur en chef, une personne ressource, un enquêté, etc.).

Mise en application

Pour la mise en œuvre technique, plusieurs solutions sont possibles :

• un service commercial tel que Google Drive (solution plébiscitée dans les projets observés dans le cadre de PLACES) ou encore Dropbox, HubiC, etc ;
• un service institutionnel de stockage de données tel ce que propose Huma-Num ou Didόmena à l’EHESS ;
• un outil déployé en auto-hébergement, tel que NextCloud ou Seafiles.

Notons que pour atteindre cet objectif, la jonction avec un service externe est dans tous les cas nécessaire. Ainsi, quel que soit le service retenu pour assurer ce stockage et ce partage des données, ses modalités d’articulation avec la plateforme collaborative devra être envisagée, et devront très certainement faire l’objet d’un développement technique dédié pour permettre une authentification unifiée et l’interopérabilité des solutions techniques déployées de part et d’autre.